Krótka odpowiedź: w firmie od pomp ciepła asystent AI zamienia zapytania w oględziny. Zamiast podawać cenę „na metry” dopytuje o to, od czego zależy dobór: ile metrów trzeba ogrzać, jak dom jest ocieplony, czym jest ogrzewany dziś, czy ma podłogówkę czy grzejniki i ile osób korzysta z ciepłej wody. O dotacjach nie składa obietnic, tylko odsyła do oficjalnych źródeł. Potem proponuje oględziny, a termin potwierdzasz Ty. Poniżej masz listę pytań, gotowe odpowiedzi i sposób na jesienny szczyt zapytań.
Jakie zapytania dostaje firma od pomp ciepła
Nie każde zapytanie o pompę ciepła jest takie samo. Dobrze od razu rozpoznać, z czym przyszedł klient, bo od tego zależą dalsze pytania.
- Nowy dom. Klient ma projekt, często z wyliczonym zapotrzebowaniem na ciepło. Najłatwiejszy przypadek do doboru.
- Wymiana starego kotła. Węgiel, gaz albo olej na pompę ciepła. Tu najważniejsze jest ocieplenie i instalacja, którą klient już ma.
- Pytanie o dotację. Klient słyszał o Czystym Powietrzu i chce wiedzieć, „ile dają”. Często nie wie jeszcze, czego potrzebuje.
- Klimatyzacja. Pompa ciepła powietrze-powietrze albo klimatyzator do mieszkania. Krótsza rozmowa i inne pytania.
- Awaria albo serwis. Istniejąca pompa nie grzeje. To sprawa pilna i nie powinna czekać w kolejce razem z pytaniami o nowe instalacje.
Jak kwalifikować zapytanie: co decyduje o doborze
Samo „ile za pompę na 120 m²?” nie mówi prawie nic. Dom 120 m² z lat 70. bez ocieplenia i nowy dom z tego roku potrzebują zupełnie innych urządzeń. Oto pytania, które warto zadać przed oględzinami:
| Pytanie | Po co |
|---|---|
| Ile metrów jest ogrzewanych? | punkt wyjścia do szacowania zapotrzebowania |
| Rok budowy, czy dom jest ocieplony, jakie okna? | ocieplenie zmienia zapotrzebowanie na ciepło bardziej niż metraż |
| Czym grzejecie dziś i ile tego zużywacie w roku? | ilość węgla, gazu albo oleju pozwala oszacować, ile ciepła dom realnie potrzebuje |
| Podłogówka czy grzejniki? Jakie grzejniki? | od tego zależy, jaką temperaturą wody trzeba grzać, a to wpływa na dobór i koszty pracy |
| Ile osób mieszka w domu? | potrzebna ilość ciepłej wody, czyli wielkość zasobnika |
| Jakie jest przyłącze prądu? | jednofazowe czy trójfazowe — ważne przy doborze urządzenia |
| Gdzie może stanąć jednostka zewnętrzna? | odległość od domu, od sąsiada, hałas, dostęp do serwisu |
| Macie fotowoltaikę albo ją planujecie? | wpływa na koszty pracy pompy i na rozmowę o całym systemie |
| Czy korzystacie z dotacji? | program ma swoją kolejność kroków i wymagania co do urządzenia |
| Na kiedy? | czy zdążycie przed sezonem grzewczym |
Skąd wziąć zapotrzebowanie na ciepło
Zapotrzebowanie na ciepło to ilość ciepła, jakiej dom potrzebuje w najzimniejsze dni. Od niego zależy moc pompy. Klient nie zna tej liczby, ale często ma dokumenty, z których da się ją wziąć albo oszacować:
- projekt domu — przy nowych domach bywa w nim wyliczone,
- audyt energetyczny — jeśli klient składał wniosek o dotację, prawdopodobnie go ma, bo program Czyste Powietrze go wymaga,
- świadectwo charakterystyki energetycznej,
- rachunki za opał z ostatnich sezonów.
Zapytaj o te dokumenty w wiadomości. Klient, który je podeśle przed oględzinami, oszczędza Ci godzinę na miejscu.
Kolejność pytań w rozmowie
Nie wysyłaj klientowi tabeli. Pytaj po kolei, jedno–dwa pytania w wiadomości:
- Nowy dom czy wymiana obecnego ogrzewania? Gdzie jest dom?
- Ile metrów ogrzewacie i czy dom jest ocieplony?
- Czym grzejecie dziś i ile opału idzie na sezon?
- Podłogówka czy grzejniki?
- Czy korzystacie z programu Czyste Powietrze?
Po trzech–czterech odpowiedziach wiesz, czy to realny klient i z czym jedziesz na oględziny.
Czyste Powietrze: co mówić klientowi w 2026
Program Czyste Powietrze dalej działa. Obecne zasady obowiązują od 31 marca 2025 roku, a od 20 lipca 2026 roku NFOŚiGW wprowadził zmiany — dotyczą m.in. zasad własności domu, części stawek dotacji na ocieplenie i czasu na wykonanie prac przy zaliczce. Według tego samego komunikatu bez zmian zostały najważniejsze zasady:
- obowiązkowy audyt energetyczny i świadectwo charakterystyki energetycznej,
- system operatorów, którzy pomagają w złożeniu wniosku,
- limity kosztów kwalifikowanych i kryteria dochodowe,
- brak dotacji do kotłów gazowych.
Ważne dla firmy od pomp ciepła: urządzenie musi być na liście ZUM (lista zielonych urządzeń i materiałów prowadzona w ramach programu), a od 2027 roku program ma wspierać tylko najbardziej efektywne źródła ciepła. Ogrzewanie elektryczne inne niż pompy ciepła, np. kotły elektryczne i maty grzewcze, wypada z dotacji.
Jak o tym rozmawiać:
- Nie podawaj kwot dotacji w wiadomości. Zależą od dochodu, zakresu prac i poziomu dofinansowania, a zasady zmieniają się co jakiś czas.
- Wytłumacz kolejność. Na stronie programu kroki idą tak: ustalenie zakresu prac, dokumenty, wniosek, wybór wykonawcy, umowa o dofinansowanie, realizacja. Klient, który chce „najpierw montaż, potem wniosek”, może sobie zaszkodzić.
- Odeślij do źródła. Na stronie programu jest infolinia i lista operatorów w gminach.
Program Czyste Powietrze dalej działa, a od 20 lipca 2026 roku zmieniła się część zasad. Wysokość dotacji zależy od dochodu i zakresu prac, więc nie chcę podawać kwoty w ciemno. Aktualne warunki są na czystepowietrze.gov.pl, a pomoc przy wniosku daje operator w gminie. Montujemy urządzenia z listy ZUM, czyli takie, które program dofinansowuje.
Klienci są dziś ostrożni wobec wykonawców — NFOŚiGW ma na stronie programu osobny poradnik dla osób oszukanych przez nierzetelne firmy. Spokojna, konkretna odpowiedź bez obietnic „załatwimy dotację” działa na Twoją korzyść.
Kiedy klienci piszą: sezonowość zapytań
Z naszego doświadczenia zapytania o pompy ciepła nie rozkładają się równo przez rok. Ludzie myślą o ogrzewaniu, kiedy robi się zimno i przychodzą rachunki za opał — czyli jesienią. Wtedy piszą też ci, którym zepsuł się stary kocioł. A najlepszy czas na montaż jest wiosną i latem, kiedy wymiana źródła ciepła nie zostawia domu bez ogrzewania.
Co z tym zrobić:
- Jesienią odpisuj szybko i mów o terminach wprost. Jeśli masz kolejkę do lutego, napisz to w pierwszej lub drugiej wiadomości.
- Oddziel awarie od nowych instalacji. Klient z zimnym domem nie może czekać tak długo jak ktoś, kto planuje wymianę na wiosnę.
- Latem nie odpuszczaj zapytań. Jest ich mniej, ale to klienci, których możesz zamontować bez pośpiechu.
- Zbieraj kontakty na wiosnę. Klient, który jesienią usłyszy „najbliższy termin w marcu”, często się zgodzi — pod warunkiem, że nie zniknie Ci z listy.
Gotowe odpowiedzi do skopiowania
Pierwsza odpowiedź na „ile za pompę ciepła?”:
Dzień dobry, dziękuję za wiadomość. Żeby dobrać pompę, potrzebuję kilku informacji. Na początek: ile metrów ogrzewacie i czy dom jest ocieplony?
Gdy klient boi się, że grzejniki się nie nadają:
Grzejniki nie wykluczają pompy ciepła. Trzeba sprawdzić, czy dadzą radę ogrzać dom niższą temperaturą wody. Proszę podesłać zdjęcie jednego–dwóch grzejników i napisać, ile opału idzie na sezon.
Gdy masz kolejkę:
Najbliższy termin montażu mamy od [data]. Oględziny możemy zrobić wcześniej, żeby wszystko było gotowe przed startem.
Gdy pisze klient z awarią:
Przykro mi, że dom nie grzeje. Proszę napisać, jaka to pompa (marka i model z tabliczki) i jaki błąd pokazuje sterownik. Przekazuję sprawę od razu do serwisu.
Przykład rozmowy
Klient (czwartek, 21:05): Ile pompa ciepła na dom 120 m²?
Asystentka AI firmy: Dzień dobry, chętnie pomogę. Nowy dom czy wymiana obecnego ogrzewania? I w jakiej miejscowości?
Klient: Wymiana kotła na węgiel, dom z 1995, pod Rzeszowem.
Asystentka AI firmy: Dziękuję. Czy dom jest ocieplony i ile węgla schodzi na sezon? Macie podłogówkę czy grzejniki?
Klient: Ocieplony 10 cm styropianu, jakieś 4 tony, grzejniki żeliwne.
Asystentka AI firmy: Przy żeliwnych grzejnikach trzeba na miejscu sprawdzić, czy wystarczą przy niższej temperaturze wody. Czy korzystacie z programu Czyste Powietrze? Mogę zaproponować oględziny w poniedziałek po 15:00 albo w sobotę rano — termin potwierdzi właściciel.
Rano masz jeden wątek: węgiel, dom z 1995, 10 cm ocieplenia, 4 tony na sezon, żeliwne grzejniki, pod Rzeszowem, dwa terminy do wyboru.
Typowe błędy przy zapytaniach o pompy ciepła
- Cena „na metry”. Kwota bez ocieplenia i instalacji rozjedzie się po oględzinach.
- Obiecywanie dotacji. „Dostanie Pan tyle i tyle” wraca do Ciebie, gdy klient się nie zakwalifikuje.
- Zapytania o awarie w tej samej kolejce co nowe instalacje.
- Cisza jesienią. Klient, któremu zimno, pisze do kilku firm naraz. Więcej o tym w tekście ile zleceń tracisz, zanim oddzwonisz.
- Oferta bez odzewu i bez przypomnienia. Co zrobić, gdy klient milknie po ofercie, piszemy w tekście wysłałeś wycenę i cisza.
Gdzie w tym wszystkim pasuje asystent AI
Wszystko wyżej możesz robić sam. Problem w tym, że jesienią zapytań jest najwięcej, a Ty w tym czasie montujesz to, co klienci zamówili wiosną.
W pakiecie z asystentką AI Kydi dbamy też o to, żeby klienci z okolicy znaleźli Cię w Google, w Mapach i w AI — zanim zaczną szukać pompy w sezonie. Z zapytania robią się oględziny: asystentka AI, która przedstawia się klientowi jako asystentka AI firmy, dopytuje o metraż, ocieplenie, obecne ogrzewanie i instalację. Ceny podaje z Twojego cennika, a czego w nim nie ma — np. pytań o dotację — pyta Ciebie. Proponuje termin oględzin, który potwierdzasz Ty. Wszystko zapisuje się samo: z każdego zapytania powstaje karta klienta z telefonem, zdjęciami i adresem, a Ty dostajesz powiadomienie w telefonie — więc w jesiennym szczycie nic nie ginie. Każdy klient to osobny wątek w apce: możesz nagrać głosówkę albo napisać „powiedz mu, że grzejniki trzeba wymienić w dwóch pokojach”, a asystentka ułoży wiadomość, którą wysyłasz jednym kliknięciem. Odpisuje na Instagramie, Messengerze, mailu i na czacie na stronie, także wieczorem i w weekend. Telefonów nie odbiera — jak zamienić nieodebrane połączenia w zapytania, piszemy w tekście nie odbierasz telefonu na budowie.
Źródła
Stan na wrzesień 2026.
- NFOŚiGW — strona programu Czyste Powietrze: https://czystepowietrze.gov.pl/
- NFOŚiGW — „Rozwijamy program Czyste Powietrze. Od dziś nowe, korzystne zmiany” (20.07.2026: zmiany, zasady bez zmian, lista ZUM, efektywne źródła ciepła od 2027 r.): https://czystepowietrze.gov.pl/wazne-komunikaty/rozwijamy-program-czyste-powietrze-zmiany-od-20-lipca-2026
- NFOŚiGW — Czyste Powietrze, instrukcja krok po kroku (kolejność kroków): https://czystepowietrze.gov.pl/wez-dofinansowanie/instrukcja-krok-po-kroku
Najczęstsze pytania
Czy pompa ciepła nadaje się do starego domu z grzejnikami?
Często tak, ale zależy to od ocieplenia domu i od tego, czy grzejniki dadzą radę ogrzać go niższą temperaturą wody. Tego nie rozstrzygniesz w wiadomości — potrzebne są oględziny albo obliczenie zapotrzebowania na ciepło.
Czy w 2026 roku jest dotacja do pompy ciepła?
Tak, program Czyste Powietrze dalej działa, a 20 lipca 2026 roku NFOŚiGW zmienił część jego zasad. Kwoty i warunki zależą od dochodu i zakresu prac, więc klienta odsyłaj do oficjalnej strony programu albo do operatora w gminie.
Czy asystent AI powie klientowi, ile dostanie dotacji?
Nie powinien i Kydi tego nie robi. Kwota dotacji zależy od sytuacji klienta i od aktualnych zasad programu, więc takie pytania asystentka przekazuje Tobie.
Kiedy najlepiej montować pompę ciepła?
Najwygodniej poza sezonem grzewczym, bo wymiana źródła ciepła zimą oznacza przerwę w ogrzewaniu. Dlatego warto zachęcać klientów, żeby decyzję podejmowali wiosną albo latem.
Czy asystentka odbiera telefony od klientów?
W pakiecie START nie (to jest w PRO). Asystentka odpisuje na wiadomości z Instagrama, Messengera, maila i czatu na stronie firmy. Telefony, w tym zgłoszenia awarii, dalej odbierasz Ty.