Klauzula informacyjna dla Twoich klientów — wzór

To wzór gotowy do skopiowania. Jesteś Administratorem danych swoich klientów, więc to Ty masz obowiązek ich poinformować — nie Kydi. Wystarczy raz dodać tę klauzulę do regulaminu, strony WWW („o nas” / „polityka prywatności”) albo do pierwszej wiadomości, jaką dostaje klient po napisaniu do Ciebie.

Wzór jest uniwersalny — pasuje firmie budowlanej, remontowej, instalacyjnej czy fotowoltaicznej. Pola w nawiasach kwadratowych uzupełniasz sam; te, które Cię nie dotyczą, po prostu usuwasz.

Wymóg AI Act art. 50 (obowiązuje od 2 sierpnia 2026): klient musi być poinformowany, że wchodzi w interakcję z systemem AI — chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Klauzula poniżej to robi.

Wersja KRÓTKA — do pierwszej wiadomości w DM

~300 znaków, mieści się w pojedynczej wiadomości na Messengerze albo Instagramie.

Cześć! Na wiadomości odpisuje Kydi — asystentka AI mojej firmy. Odpowiada na pytania i przekazuje mi trudniejsze sprawy. Twoje dane (imię, kontakt, treść wiadomości) wykorzystuję tylko po to, żeby Ci odpowiedzieć i umówić oględziny albo rozmowę. Pełna informacja: [link do Twojej polityki prywatności]

Wersja PEŁNA — do polityki prywatności / regulaminu

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW
(zgodnie z art. 13 RODO oraz art. 50 AI Act)

1. ADMINISTRATOR
Administratorem Twoich danych jest [NAZWA FIRMY], [pełne dane firmy / NIP / adres],
kontakt: [email firmy] / [telefon].

2. ŹRÓDŁA DANYCH
Otrzymujemy Twoje dane bezpośrednio od Ciebie — gdy piszesz do nas przez
Messenger, Instagram, e-mail lub czat na naszej stronie [usuń kanały, których
nie używasz; dopisz WhatsApp, SMS albo Telegram, jeśli je podłączyłeś] albo
wypełniasz formularz kontaktowy [dopisz, jeśli z nich korzystasz: komentujesz
nasz post, wypełniasz formularz naszej reklamy na Facebooku, Instagramie
albo w Google].

3. ZAKRES DANYCH
- imię i nazwisko (gdy podasz),
- numer telefonu, adres email, identyfikator profilu w komunikatorze,
- adres miejsca prac lub oględzin (gdy podasz),
- treść wiadomości, które do nas wysyłasz,
- informacje o umówionych terminach (data, usługa lub zakres prac, cena, status),
- potwierdzenie zlecenia, które akceptujesz (zakres, cena, adres, termin,
  Twoje imię i nazwisko, czas akceptacji, adres IP i przeglądarka),
- tagi i notatki, które tworzymy na własny użytek (np. „klient stały”,
  „preferuje kontakt telefoniczny”).

4. CEL PRZETWARZANIA
- obsługa Twoich pytań oraz umówienie oględzin albo rozmowy
  (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem
  umowy / wykonanie umowy);
- prowadzenie kartoteki klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz
  uzasadniony interes);
- przypomnienia o umówionym terminie i o sprawie, o którą pytasz
  (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO);
- informacje o promocjach i nowych usługach — tylko jeśli wyrazisz na to
  osobną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę możesz w każdej chwili wycofać.

5. KORZYSTAMY Z SYSTEMU AI (KYDI)
W obsłudze wiadomości wspiera nas system AI o nazwie Kydi, dostarczany
przez Sunaura sp. z o.o. (marka Kydi, kydi.pl). Kydi:
- jest asystentką AI naszej firmy — odpowiada na pytania i przekazuje
  nam trudniejsze sprawy;
- nie ustala wiążąco ceny, terminu ani zakresu prac — to robimy my;
- przedstawia się jako asystentka AI na początku rozmowy i nigdy nie
  udaje człowieka — także wtedy, gdy zapytasz o to wprost.

Kydi jest naszym podmiotem przetwarzającym dane (art. 28 RODO). Podstawą
przekazania danych do Kydi jest umowa powierzenia, którą z nim zawarliśmy.
Kydi nie używa Twoich danych do trenowania modeli AI ani do celów własnych.

Dostawcy modeli AI, z których korzysta Kydi, mogą przechowywać treść
zapytań i odpowiedzi przez okres do 30 dni na potrzeby nadzoru nad
nadużyciami. Nie wykorzystują ich do trenowania modeli.

6. ODBIORCY DANYCH
- Sunaura sp. z o.o. (marka Kydi), ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków,
  KRS 0001130877, NIP 6762678620 — podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu,
- Anthropic, OpenAI — dostawcy modeli AI używanych przez Kydi
  (transfer poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych),
- Meta — operator Messengera i Instagrama (oraz WhatsAppa, jeśli go używamy),
- Telegram, SMSAPI — operatorzy pozostałych kanałów [usuń, jeśli nie używasz],
- [CRM albo program do wycen, jeśli używasz] — gdy wypełniasz nasz
  formularz lub przygotowujemy wycenę,
- biuro rachunkowe / księgowość — gdy dochodzi do płatności.

Pełna lista podwykonawców Kydi i ich lokalizacja: kydi.pl/subprocesorzy

7. CZAS PRZECHOWYWANIA
- treść rozmów: [okres, który ustalasz — np. 24 miesiące od ostatniego kontaktu];
- dane zleceń: 5 lat (dokumentacja rozliczeniowa);
- dane kontaktowe: do czasu Twojego sprzeciwu / żądania usunięcia.

8. TWOJE PRAWA
Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym"),
ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec marketingu oraz wniesienia
skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO, ul. Stawki 2,
00-193 Warszawa).
Żądania kieruj na: [email firmy]. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

9. DOBROWOLNOŚĆ
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia terminu
i przygotowania odpowiedzi na Twoje zapytanie.

10. ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE
Kydi nie podejmuje wobec Ciebie decyzji prawnie istotnych w sposób
zautomatyzowany. Decyzję o przyjęciu zlecenia lub umówieniu terminu
zawsze podejmujemy my.

Co masz zrobić

1. Skopiuj wersję pełną do swojej polityki prywatności (na stronie firmy albo zlinkuj z bio na Instagramie).
2. Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych — nazwa, e-mail, link, kanały, okres przechowywania rozmów. Pola, które Cię nie dotyczą, usuń.
3. Wersję krótką wklej w Kydi jako pierwszą wiadomość w rozmowie (w panelu Kydi → zakładka „Kydi” → „Pierwsza wiadomość” — jeśli już taką masz; jeśli nie — dodamy w panelu razem).

Wzór sprawdzony pod kątem RODO i AI Act (stan na 2026-09-28). Nie zastępuje porady prawnej — w razie wątpliwości skonsultuj z radcą prawnym specjalizującym się w ochronie danych.
Powiązane: DPA · Lista subprocesorów · RODO Kydi