To wzór gotowy do skopiowania. Jesteś Administratorem danych swoich klientów, więc to Ty masz obowiązek ich poinformować — nie Kydi. Wystarczy raz dodać tę klauzulę do regulaminu, strony WWW („o nas” / „polityka prywatności”) albo do pierwszej wiadomości, jaką dostaje klient po napisaniu do Ciebie.
Wzór jest uniwersalny — pasuje firmie remontowej, instalacyjnej i fotowoltaicznej tak samo jak salonowi, gabinetowi czy akademii. Pola w nawiasach kwadratowych uzupełniasz sam; te, które Cię nie dotyczą, po prostu usuwasz.
Wymóg AI Act art. 50 (obowiązuje od 2 sierpnia 2026): klient musi być poinformowany, że wchodzi w interakcję z systemem AI — chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Klauzula poniżej to robi.
Wersja KRÓTKA — do pierwszej wiadomości w DM
~300 znaków, mieści się w pojedynczej wiadomości Messenger / IG / WhatsApp.
Cześć! W obsłudze wiadomości wspiera mnie cyfrowa asystentka Kydi — system AI, który pisze w moim imieniu. Trudniejsze sprawy zawsze trafiają do mnie osobiście. Twoje dane (imię, kontakt, treść wiadomości) wykorzystuję tylko po to, żeby Ci odpowiedzieć i umówić termin. Pełna informacja: [link do Twojej polityki prywatności]
Wersja PEŁNA — do polityki prywatności / regulaminu
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW (zgodnie z art. 13 RODO oraz art. 50 AI Act) 1. ADMINISTRATOR Administratorem Twoich danych jest [NAZWA FIRMY], [pełne dane firmy / NIP / adres], kontakt: [email firmy] / [telefon]. 2. ŹRÓDŁA DANYCH Otrzymujemy Twoje dane bezpośrednio od Ciebie — gdy piszesz do nas przez Messenger, Instagram, WhatsApp, SMS lub e-mail [usuń kanały, których nie używasz; dopisz Telegram, jeśli go podłączyłeś] albo wypełniasz formularz kontaktowy. 3. ZAKRES DANYCH - imię i nazwisko (gdy podasz), - numer telefonu, adres email, identyfikator profilu w komunikatorze, - treść wiadomości, które do nas wysyłasz, - informacje o umówionych terminach (data, usługa lub zakres prac, cena, status), - tagi i notatki, które tworzymy na własny użytek (np. „klient stały”, „preferuje kontakt SMS”). 4. CEL PRZETWARZANIA - obsługa Twoich pytań oraz umówienie terminu — oględzin, wizyty, konsultacji albo zapisu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy / wykonanie umowy); - prowadzenie kartoteki klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes); - wysyłka przypomnień o terminie i informacji o promocjach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać). 5. KORZYSTAMY Z SYSTEMU AI (KYDI) W obsłudze wiadomości wspiera nas system AI o nazwie Kydi, dostarczany przez Sunaura sp. z o.o. (marka Kydi, kydi.pl). Kydi: - pisze odpowiedzi w naszym imieniu; - nie podejmuje decyzji finansowych ani medycznych — trudne sprawy zawsze trafiają do nas osobiście; - przedstawia się jako asystentka AI na początku rozmowy i nigdy nie udaje człowieka — także wtedy, gdy zapytasz o to wprost. Kydi jest naszym podmiotem przetwarzającym dane (art. 28 RODO). Podstawą przekazania danych do Kydi jest umowa powierzenia, którą z nim zawarliśmy. Kydi nie używa Twoich danych do trenowania modeli AI ani do celów własnych. Dostawcy modeli AI, z których korzysta Kydi, mogą przechowywać treść zapytań i odpowiedzi przez okres do 30 dni na potrzeby nadzoru nad nadużyciami. Nie wykorzystują ich do trenowania modeli. 6. ODBIORCY DANYCH - Sunaura sp. z o.o. (marka Kydi), ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków, KRS 0001130877, NIP 6762678620 — podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu, - Anthropic, OpenAI — dostawcy modeli AI używanych przez Kydi (transfer poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych), - Meta — operator Messengera, Instagrama i WhatsAppa, - Telegram, SMSAPI — operatorzy pozostałych kanałów [usuń, jeśli nie używasz], - [system rezerwacji / CRM, jeśli używasz] — gdy klikasz link do rezerwacji lub formularza, - biuro rachunkowe / księgowość — gdy dochodzi do płatności. Pełna lista podwykonawców Kydi i ich lokalizacja: kydi.pl/subprocesorzy 7. CZAS PRZECHOWYWANIA - treść rozmów: [okres, który ustalasz — np. 24 miesiące od ostatniego kontaktu]; - dane zleceń i wizyt: 5 lat (dokumentacja rozliczeniowa); - dane kontaktowe: do czasu Twojego sprzeciwu / żądania usunięcia. 8. TWOJE PRAWA Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym"), ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec marketingu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Żądania kieruj na: [email firmy]. Odpowiemy w ciągu 30 dni. 9. DOBROWOLNOŚĆ Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia terminu i przygotowania odpowiedzi na Twoje zapytanie. 10. ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE Kydi nie podejmuje wobec Ciebie decyzji prawnie istotnych w sposób zautomatyzowany. Decyzję o przyjęciu zlecenia lub umówieniu terminu zawsze podejmujemy my.
Co masz zrobić
- Skopiuj wersję pełną do swojej polityki prywatności (na stronie firmy albo zlinkuj z bio na Instagramie).
- Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych — nazwa, e-mail, link, kanały, okres przechowywania rozmów. Pola, które Cię nie dotyczą, usuń.
- Wersję krótką wklej w Kydi jako pierwszą wiadomość w rozmowie (w panelu Kydi → zakładka „Kydi” → „Pierwsza wiadomość” — jeśli już taką masz; jeśli nie — dodamy w panelu razem).
Wzór sprawdzony pod kątem RODO i AI Act (stan na 2026-08-10).
Nie zastępuje porady prawnej — w razie wątpliwości skonsultuj
z radcą prawnym specjalizującym się w ochronie danych.
Powiązane: DPA ·
Lista subprocesorów ·
RODO Kydi