CRM dla firmy fotowoltaicznej i instalatora pomp ciepła: czy potrzebujesz i co wybrać (2026)

Krótka odpowiedź: CRM to jedno miejsce, w którym widzisz każdego klienta: skąd przyszedł, czy pyta o panele, magazyn czy pompę ciepła, kiedy masz u niego oględziny, jaką ofertę wysłałeś, kiedy do niego wrócić i kiedy wypada przegląd. Małej firmie OZE na start wystarczy arkusz albo darmowy plan (HubSpot dla 2 osób, Zoho dla 3, Bitrix24 dla 1–2). Płatne proste CRM-y kosztują we wrześniu 2026 od 14 € (Pipedrive, Zoho, przy płatności rocznej) albo od 69–79 zł netto (Firmao, Livespace) za osobę miesięcznie. Ważniejsze od wyboru programu jest to, czy naprawdę będziesz wpisywać do niego każde zapytanie.

Ceny i limity sprawdziłem na stronach producentów we wrześniu 2026. Przy każdej liczbie jest link. Plany i promocje się zmieniają, więc przed zakupem zajrzyj tam jeszcze raz.

Program dla firmy fotowoltaicznej — czego właściwie szukasz

Hasło „program dla firmy fotowoltaicznej” znaczy dla każdego co innego. Zanim cokolwiek kupisz, nazwij problem:

Ten artykuł dotyczy pierwszego wiersza: klientów i zapytań, czyli CRM. To tam małe firmy tracą najwięcej umów — inwestor, który nie dostał odpowiedzi albo przypomnienia po ofercie, nie wraca. Programy „do wszystkiego” zwykle robią każdą z tych rzeczy po trochu, a za funkcje, których nie używasz, i tak płacisz.

Co to jest CRM — prostymi słowami

CRM (z angielskiego customer relationship management, czyli zarządzanie relacjami z klientami) to program, w którym trzymasz listę klientów i historię spraw z każdym z nich.

W firmie OZE wygląda to tak: pan Nowak pisze na Messengerze, że ma panele 6 kW od 2022 roku i myśli o magazynie. W CRM powstaje jego karta: telefon, miejscowość, „PV 6 kW, net-billing, falownik do sprawdzenia”, zdjęcie rachunku i rozdzielnicy. Potem dopisujesz: oględziny we wtorek o 16:00, oferta wysłana w piątek, przypomnienie — zadzwonić w środę. Otwierasz kartę i od razu wiesz, na czym stoisz.

Do tego CRM zwykle pokazuje lejek, czyli tablicę z etapami. Każde zapytanie to kartka, którą przesuwasz w prawo:

Jednym rzutem oka widzisz, ile ofert wisi bez odpowiedzi. W zeszycie tego nie zobaczysz.

Objawy, że Twoja firma potrzebuje CRM

Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy z tych punktów, czas coś zmienić:

• zapytania przychodzą w pięciu miejscach: telefon, SMS, Messenger, formularz na stronie, mail, do tego zgłoszenia kupione z zewnątrz — i nie ma jednej listy,
• zdarza się, że zapominasz oddzwonić albo oddzwaniasz po tygodniu,
• nie wiesz, ile ofert wysłałeś w zeszłym miesiącu i ile z nich skończyło się umową,
• oferta poszła, klient milczy, a Ty nie masz przypomnienia, żeby do niego wrócić,
• szczegóły klienta są w telefonie handlowca, który właśnie odszedł,
• nikt nie pamięta, komu rok temu montowaliście pompę i komu należy się przegląd.

Przy każdym z tych punktów łatwo stracić klienta. Gdzie dokładnie przepadają, opisuję w artykule lejek marketingowy dla firmy fotowoltaicznej.

Co musi mieć CRM dla firmy OZE

Większość CRM-ów robi się z myślą o handlowcach w biurze. Ty albo Twoi handlowcy jesteście w terenie, na dachach i w kotłowniach. Sprawdzaj więc przede wszystkim te rzeczy:

1. Szybkie dodanie zapytania z telefonu. Imię, numer, jedno zdanie: „magazyn do PV 6 kW”. Jeśli trzeba wypełnić dziesięć pól, nie będziesz tego robić.
2. Etapy pod Twoją sprzedaż. Nowe → oględziny → oferta → umowa → montaż → odbiór. Musisz móc je nazwać po swojemu.
3. Własne pola: technologia (PV, magazyn, pompa), moc albo metraż, system rozliczeń (net-metering, net-billing), czy klient korzysta z dotacji i na jakim etapie jest wniosek.
4. Kalendarz oględzin, najlepiej połączony z kalendarzem w telefonie (Google albo Outlook).
5. Oferta przy kliencie — kwota, data wysłania, plik PDF i status.
6. Zdjęcia i pliki przypięte do klienta: rachunek za prąd, zdjęcia dachu i rozdzielnicy, protokół odbioru, numery seryjne falownika i pompy.
7. Przypomnienia: „zadzwoń za 3 dni po ofercie”, „przegląd pompy ciepła za rok”, „sprawdzić, czy wniosek o dotację złożony”.
8. Aplikacja na telefon, która działa w terenie, a nie tylko w przeglądarce na komputerze.
9. Źródło zapytania: skąd przyszedł klient (reklama, polecenie, Google, kupione zgłoszenie). Bez tego nie policzysz, który kanał się opłaca.
10. Eksport danych — żebyś mógł zabrać swoją listę klientów, gdy zmienisz program.

Czego zwykle nie potrzebujesz na start: kampanii mailowych, prognoz sprzedaży, ocen punktowych leadów i dziesięciu raportów.

Arkusz albo zeszyt — kiedy wystarczy

Przy kilku zapytaniach w tygodniu i jednej osobie, która je obsługuje, arkusz Google na telefonie wystarczy. Kolumny:

Najważniejsze są dwie ostatnie kolumny: następny krok i kiedy. Posortuj po „kiedy” i co rano masz listę telefonów do wykonania. Co napisać klientowi, który milczy po ofercie, opisuję w poradniku wysłałeś wycenę i cisza — co robić.

Arkusz przestaje wystarczać, gdy obsługują go dwie osoby i nadpisują sobie nawzajem wiersze, gdy potrzebujesz przypomnień o przeglądach albo gdy zdjęcia i pliki nie mają gdzie się podziać.

Darmowy CRM dla małej firmy — co dają darmowe plany

Trzy znane CRM-y mają plan za 0 zł, bez limitu czasu:

• HubSpot — darmowe narzędzia są dla maksymalnie 2 użytkowników i do 1000 kontaktów. Jest połączenie z pocztą Gmail i Outlook oraz link do umawiania spotkań. Za płatny plan Starter HubSpot pokazuje 20 $ za stanowisko miesięcznie, a w promocji dla nowych klientów mniej.
• Zoho CRM — plan darmowy dla 3 użytkowników: leady (zapytania), szanse sprzedaży, proste automatyzacje, raporty i aplikacja mobilna. Zoho ma polską wersję językową.
• Bitrix24 — plan Free dla 1–2 użytkowników: podstawowy CRM (kontakty i transakcje), zadania, wspólne kalendarze, czat.

Haczyk darmowych planów: limity. 1000 kontaktów w HubSpocie brzmi dużo, ale jeśli wpisujesz każde zapytanie i każdego klienta serwisowego od kilku lat, może się skończyć. Sprawdź też, czy w darmowym planie jest to, czego naprawdę potrzebujesz — np. przypomnienia, kalendarz i własne pola.

Prosty CRM dla małej firmy — ile kosztują płatne plany

Co warto wiedzieć o każdym:

• Firmao i Livespace to polscy producenci, więc program, pomoc i faktury są po polsku.
• Pipedrive to czysty lejek sprzedaży — prosty i czytelny, dobry dla firmy z kilkoma handlowcami, ale bez darmowego planu.
• Firmao łączy CRM z fakturami (z KSeF), ofertami i aplikacją na Androida i iOS — tak opisuje to plan Standard. Dla firmy, która chce jednego programu do klientów i papierów, to może być wygodne.
• Livespace Base ma aplikację mobilną, ale nie ma dwukierunkowej synchronizacji kalendarza — ta jest dopiero w droższych planach. Jeśli oględziny chcesz mieć w kalendarzu telefonu, weź to pod uwagę.
• Bitrix24 liczy cenę za firmę, a nie za osobę, więc przy 4–5 osobach może wyjść taniej. Ma za to bardzo dużo funkcji, co dla części ludzi jest wadą.

Programy pisane specjalnie pod fotowoltaikę i OZE też istnieją, często razem z projektowaniem instalacji, ale w tym artykule ich nie oceniam, bo nie sprawdziłem ich ofert. Jeśli trafisz na taki, przyłóż do niego listę z sekcji „Co musi mieć CRM”.

Jaki CRM wybrać — pułapki

1. Za skomplikowany. Program ma sto funkcji, a Ty używasz trzech. Każdy ekran więcej to powód, żeby wpisać zapytanie „później”, czyli nigdy.

2. Nikt nie wpisuje danych. Tak CRM umiera najszybciej. Pusty CRM jest gorszy niż zeszyt, bo daje złudzenie porządku. Zasada: zapytanie, którego nie ma w CRM, nie istnieje. Wpisujesz od razu po rozmowie, z telefonu, w minutę. Dotyczy to zwłaszcza zgłoszeń, za które zapłaciłeś — takie zapytanie zostawione na jutro to wyrzucone pieniądze (czy warto kupować leady na fotowoltaikę).

3. Płacisz za stanowiska, których nikt nie używa. Konto dla każdego pracownika „na zapas” kosztuje co miesiąc. Na start wystarczy właściciel i osoby, które robią oferty.

4. Dane zostają w prywatnym telefonie handlowca. Jeśli handlowiec prowadzi klientów na swoim WhatsAppie, po jego odejściu zostajesz z niczym. W CRM historia należy do firmy.

5. Nie da się wyjść. Przed zakupem sprawdź, czy możesz wyeksportować klientów do pliku. Livespace i Firmao wymieniają import danych w cennikach, a Livespace także eksport. W pozostałych sprawdź eksport sam w wersji próbnej.

Przykład: tydzień firmy od fotowoltaiki i pomp ciepła

Dwie osoby: właściciel jeździ na oględziny, żona robi oferty i papiery. Zapytania przychodzą z Facebooka, ze strony i telefonicznie.

• Poniedziałek. Trzy nowe zapytania. Każde trafia do kolumny „Nowe” z jednym zdaniem: „PV na dach, rachunek ok. 300 zł”, „pompa do domu 140 m²”, „magazyn do PV 6 kW z 2022”.
• Wtorek. Dwa terminy oględzin wpadają do kalendarza w telefonie. Przy karcie klienta są zdjęcia rachunku za prąd i dachu.
• Czwartek. Oferty idą mailem, karty przesuwają się do „Oferta wysłana”, każda dostaje przypomnienie na poniedziałek.
• Piątek. CRM przypomina o przeglądzie pompy u klienta sprzed roku. Jeden SMS i jest zlecenie serwisowe na przyszły tydzień.
• Poniedziałek. CRM pokazuje dwa telefony do wykonania. Jeden klient podpisuje umowę, drugi prosi o wariant z większym magazynem.

Bez CRM ta sama praca też jest możliwa — ale opiera się na pamięci dwóch zabieganych osób.

RODO i wdrożenie — krótko

Dane z zapytania (imię, telefon, adres, rachunek za prąd, zdjęcia) to dane osobowe. Możesz je zapisać, bo klient sam prosi o ofertę (RODO, art. 6 ust. 1 lit. b), ale z dostawcą CRM podpisz umowę powierzenia (art. 28) i nie trzymaj danych w nieskończoność. To nie jest porada prawna.

Wdrożenie zacznij od jednego programu i otwartych spraw: przepisz oferty bez odpowiedzi, umówione oględziny i przeglądy na najbliższe miesiące, a potem przez tydzień wpisuj każde nowe zapytanie od razu. Po tygodniu zadaj sobie jedno pytanie: czy wiesz, ile ofert czeka na odpowiedź? Jeśli nie — program jest za ciężki, wróć do arkusza albo weź prostszy.

Gdzie jeszcze po drodze giną zapytania, piszę w tekście ile zleceń przepada w drodze od zapytania do oględzin.

Źródła

• HubSpot — cennik i limity planu darmowego
• Zoho CRM — cennik i plan darmowy
• Bitrix24 — plany i cennik
• Pipedrive — plany cenowe
• Firmao — cennik
• Livespace — cennik i plany
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) — art. 6 i 28 (EUR-Lex)